13｜Access DBMS·테이블·쿼리·폼·보고서

DBMS(Database Management System)는 데이터를 일정한 구조로 저장하고 필요한 정보를 검색·수정·관리할 수 있도록 지원하는 소프트웨어입니다. 여러 사용자가 같은 데이터에 접근할 수 있게 하면서 데이터의 중복과 불일치를 줄이고, 무결성·보안·복구 기능을 통해 데이터를 안정적으로 관리합니다.

이 장에서는 DBMS의 종류와 Microsoft Access의 주요 개체를 살펴봅니다. 이어서 테이블과 기본키, 필드 속성, 테이블 관계, 쿼리와 SQL, 폼과 보고서, 매크로와 VBA 모듈의 구조를 정리합니다.

DBMS는 어떤 소프트웨어일까?

DBMS는 사용자나 응용 프로그램과 데이터베이스 사이에서 데이터를 관리합니다. 사용자가 직접 저장 구조를 일일이 제어하지 않아도 검색·추가·수정·삭제 명령을 처리하고, 여러 사용자가 같은 데이터를 사용할 때 발생할 수 있는 충돌과 오류를 줄입니다.

기능	설명	활용 예
데이터 저장	정해진 구조와 형식에 따라 데이터를 저장	고객·상품·주문 정보
검색·조작	조건에 맞는 데이터를 조회·추가·수정·삭제	특정 기간의 매출 조회
동시 접근	여러 사용자의 데이터 접근과 작업을 조정	여러 직원의 주문 입력
무결성 관리	정해진 규칙에 맞는 데이터만 저장	중복 사번 방지
보안 관리	사용자의 접근 범위와 데이터 이용을 제한	민감 정보 접근 제한
백업·복구	장애나 실수로부터 데이터를 복원	파일 손상 후 복구
중복 감소	같은 정보를 여러 위치에 반복 저장하는 문제를 줄임	고객 정보를 한 테이블에서 관리

대표적인 DBMS에는 무엇이 있을까?

DBMS	대표적 성격	주요 활용
Microsoft Access	GUI 중심의 데스크톱 관계형 DBMS	개인·소규모 업무용 데이터베이스와 사무 자동화
MySQL	웹 서비스에 널리 사용되는 관계형 DBMS	웹사이트, 콘텐츠 관리, 온라인 서비스
Oracle Database	대규모 상용 관계형 DBMS	기업 핵심 업무와 대규모 트랜잭션
PostgreSQL	확장성과 표준 지원이 강한 오픈소스 관계형 DBMS	웹 서비스, 공간 데이터, 복잡한 데이터 처리

Microsoft Access는 어떤 프로그램일까?

Microsoft Access는 관계형 데이터베이스를 만들고 관리하는 Windows용 데스크톱 프로그램입니다. 코드를 직접 작성하지 않아도 테이블과 관계를 설계하고, 쿼리로 데이터를 조회하며, 폼과 보고서를 작성할 수 있습니다. 필요한 경우 매크로와 VBA를 이용하여 기능을 확장할 수 있습니다.

Access 개체	주요 역할
테이블	실제 데이터를 필드와 레코드 구조로 저장
쿼리	조건에 맞는 데이터를 조회·계산·추가·수정·삭제
폼	사용자가 데이터를 입력·수정·조회하는 화면 제공
보고서	데이터를 정렬·그룹화·요약하여 인쇄 또는 출력
매크로	미리 정의된 동작을 조합하여 반복 작업과 화면 동작 자동화
모듈	VBA 프로시저와 함수를 직접 작성하여 복잡한 기능 구현

Access에서 테이블은 어떻게 구성될까?

테이블(Table)은 데이터베이스에서 실제 데이터를 저장하는 기본 개체입니다. 세로 방향의 열은 필드(Field), 가로 방향의 행은 레코드(Record)라고 합니다.

구성 요소	설명	예시
필드	같은 종류의 값을 저장하는 열	고객번호, 이름, 전화번호
레코드	한 대상에 대한 완성된 데이터 한 행	고객 한 명의 전체 정보
필드 이름	필드가 저장하는 데이터의 의미를 나타내는 이름	입사일, 제품가격
데이터 형식	필드에 저장할 수 있는 값의 종류	짧은 텍스트, 숫자, 날짜/시간
기본키	각 레코드를 고유하게 식별하는 필드 또는 필드 조합	고객번호, 주문번호

기본키는 어떤 역할을 할까?

기본키(Primary Key)는 테이블의 각 레코드를 고유하게 식별하는 필드 또는 필드 조합입니다. Access에서는 하나의 필드뿐 아니라 여러 필드를 조합하여 복합 기본키를 지정할 수도 있습니다.

• 각 레코드를 다른 레코드와 구분할 수 있어야 합니다.
• 기본키 값은 중복될 수 없습니다.
• 기본키는 Null 값을 가질 수 없습니다.
• 가능하면 값이 자주 변경되지 않는 필드를 선택합니다.
• 적합한 업무 필드가 없다면 자동 번호 필드를 사용할 수 있습니다.

필드 속성은 데이터 입력을 어떻게 통제할까?

필드 속성은 데이터의 저장 방식과 표시 방식, 입력 가능한 값을 세부적으로 제한합니다. 적절한 데이터 형식과 필드 속성을 설정하면 잘못된 데이터가 저장되는 문제를 줄일 수 있습니다.

필드 속성	기능	예시
필드 크기	텍스트 길이나 숫자의 저장 범위를 제한	사번을 10자 이내로 제한
형식	화면과 보고서에 표시되는 모양을 설정	통화·날짜·백분율 표시
입력 마스크	정해진 문자 패턴에 맞춰 입력하도록 안내·제한	전화번호, 우편번호
기본값	새 레코드에 자동 입력되는 초기값 지정	상태 필드에 “대기” 입력
유효성 검사 규칙	저장할 값이 만족해야 하는 조건 지정	점수는 0 이상 100 이하
유효성 검사 텍스트	규칙을 위반했을 때 표시할 안내문 지정	“0~100 사이로 입력하세요.”
필수	필드에 반드시 값을 입력하도록 설정	고객명 누락 방지
인덱스	검색·정렬 속도를 높이고 필요하면 중복 제한	사번 중복 방지

Access의 주요 데이터 형식은 무엇일까?

데이터 형식	설명	활용 예
짧은 텍스트	이름·주소·코드처럼 비교적 짧은 문자 데이터	고객명, 상품코드
긴 텍스트	메모·설명처럼 긴 문자열 데이터	상담 기록, 상품 설명
숫자	수학 계산에 사용할 수 있는 수치	수량, 점수, 재고
큰 숫자	매우 큰 정수값을 저장	대용량 시스템의 식별값
날짜/시간	날짜와 시간값 저장	입사일, 주문시간
통화	금액 계산을 위한 고정 소수점 숫자	단가, 매출액
자동 번호	새 레코드마다 자동으로 생성되는 고유값	고객ID, 주문ID
예/아니요	참·거짓 또는 두 가지 상태를 저장	재직 여부, 결제 여부
하이퍼링크	웹 주소·전자우편 주소·파일 위치를 저장	회사 홈페이지
첨부 파일	하나의 레코드에 이미지·문서 등의 파일을 첨부	상품 사진, 계약서
계산	같은 테이블의 다른 필드를 이용한 계산 결과를 표시	수량×단가

테이블 관계는 어떻게 설정할까?

관계는 서로 다른 테이블의 관련 데이터를 연결하는 구조입니다. 일반적으로 한 테이블의 기본키와 다른 테이블의 외래키를 연결합니다.

관계	설명	예시
일대일	한 레코드가 다른 테이블의 한 레코드와 연결	직원과 직원 보안정보
일대다	한 레코드가 다른 테이블의 여러 레코드와 연결	고객 한 명과 여러 주문
다대다	양쪽 테이블의 여러 레코드가 서로 연결	학생과 수강과목

다대다 관계는 두 테이블을 직접 연결하지 않고 연결 테이블을 추가하여 두 개의 일대다 관계로 구성합니다. 예를 들어 학생 테이블과 과목 테이블 사이에 수강 테이블을 두고 학생번호와 과목번호를 저장합니다.

참조 무결성은 무엇일까?

참조 무결성은 연결된 테이블 사이에 존재하지 않는 참조값이 저장되는 것을 방지합니다. 예를 들어 고객 테이블에 존재하지 않는 고객번호로 주문 레코드를 추가하지 못하게 합니다.

• 기본 테이블에 존재하지 않는 값을 외래키에 입력하지 못하게 합니다.
• 관련 레코드가 남아 있는 기본 테이블의 레코드를 임의로 삭제하지 못하게 합니다.
• 필요하면 관련 필드의 연쇄 업데이트를 설정할 수 있습니다.
• 필요하면 관련 레코드의 연쇄 삭제를 설정할 수 있으나 데이터 삭제 범위를 확인해야 합니다.

쿼리는 어떤 작업을 수행할까?

쿼리(Query)는 하나 이상의 테이블에서 필요한 데이터를 찾거나 계산하고, 경우에 따라 레코드를 추가·수정·삭제하는 데이터베이스 개체입니다. 원본 데이터를 직접 모두 확인하지 않고 조건과 필드만 지정하여 원하는 결과를 얻을 수 있습니다.

대표적인 쿼리 형태	기능	대표 작업
선택 쿼리	조건에 맞는 데이터를 조회하고 계산	서울 지역 고객 조회
실행 쿼리	데이터나 테이블을 실제로 변경	추가·수정·삭제·테이블 만들기
매개변수 쿼리	선택·크로스탭·실행 쿼리 등에 매개변수를 설정하여 실행할 때 조건값을 입력받음	조회할 시작일 입력
집계 쿼리	선택 쿼리에서 합계 행을 사용하여 그룹별 합계·평균·개수 등을 계산	지역별 매출 합계
크로스탭 쿼리	행 머리글과 열 머리글을 기준으로 요약값 표시	지역별·월별 매출표

SELECT 쿼리의 기본 구조는?

SQL 보기에서는 쿼리를 SQL 문장으로 확인하고 직접 수정할 수 있습니다. 기본적인 선택 쿼리는 SELECT와 FROM 절을 중심으로 구성하며, 필요에 따라 WHERE·GROUP BY·HAVING·ORDER BY 절을 추가합니다.

SELECT 필드명
FROM 테이블명
WHERE 조건식
ORDER BY 정렬기준;

절	역할
SELECT	결과에 표시할 필드를 지정
FROM	데이터를 가져올 테이블이나 쿼리를 지정
WHERE	조회할 레코드의 조건을 지정
GROUP BY	집계할 데이터의 그룹 기준을 지정
HAVING	집계 결과에 적용할 조건을 지정
ORDER BY	결과의 정렬 기준과 방향을 지정

지역별 매출 합계를 구하는 예

SELECT [지역], Sum([매출액]) AS 총매출
FROM [매출]
WHERE [매출액] >= 1000000
GROUP BY [지역]
ORDER BY Sum([매출액]) DESC;

Access 쿼리 조건은 어떻게 작성할까?

조건 목적	작성 예	의미
숫자 비교	>=100	100 이상인 값
문자열 일치	"서울"	서울과 정확히 일치
문자열 패턴	Like "신*"	신으로 시작하는 문자열
날짜 범위	Between #2026-01-01# And #2026-12-31#	지정한 날짜 구간
여러 값	In ("서울","부산")	서울 또는 부산
빈 값	Is Null	값이 입력되지 않은 레코드
제외 조건	<>"완료"	완료가 아닌 값

계산 필드는 어떻게 작성할까?

쿼리 디자인 눈금의 빈 열에 새 필드 이름과 계산식을 입력하면 원본 테이블에 없는 계산 결과를 만들 수 있습니다.

총액: [수량] * [단가]

콜론 앞의 총액은 계산 필드의 이름이고, 뒤의 식은 계산 방법입니다. 원본 데이터가 변경되면 쿼리를 다시 실행할 때 계산 결과도 갱신됩니다.

폼은 어떤 데이터베이스 개체일까?

폼(Form)은 테이블이나 쿼리의 데이터를 사용자가 편리하게 입력·수정·조회하도록 만든 화면 기반 사용자 인터페이스입니다. 데이터 원본과 연결된 바운드 폼은 실제 데이터를 표시하고 수정하며, 데이터 원본에 직접 연결되지 않은 언바운드 폼은 메뉴와 명령 단추 중심의 화면으로 사용할 수 있습니다.

폼 기능	설명
데이터 입력	테이블이나 쿼리에 새 레코드를 추가
데이터 수정·삭제	기존 레코드의 값을 변경하거나 삭제
필드 선택 표시	사용자에게 필요한 필드만 화면에 배치
입력 통제	콤보 상자·확인란·버튼으로 입력 오류 감소
검색·필터링	조건에 맞는 레코드를 빠르게 탐색
자동화	버튼과 이벤트에 매크로나 VBA를 연결

폼의 유형은 어떻게 구분할까?

폼 유형	구조	적합한 작업
단일 폼	한 번에 하나의 레코드를 표시	상세 입력과 수정
연속 폼	여러 레코드를 반복된 폼 구조로 표시	목록 조회와 간단한 편집
분할 폼	폼 보기와 데이터시트 보기를 동시에 표시	목록과 상세 내용의 동시 확인
탐색 폼	여러 폼과 보고서를 탭이나 메뉴로 연결	데이터베이스 메인 화면

폼에는 어떤 컨트롤을 배치할까?

컨트롤	기능	활용 예
레이블	고정된 제목이나 설명을 표시	고객명, 주문정보
텍스트 상자	필드값을 표시하거나 입력·편집	이름, 주소, 수량
명령 단추	클릭했을 때 지정된 동작 실행	저장, 닫기, 새 레코드
콤보 상자	목록에서 값을 선택하거나 직접 입력	부서명, 상품 선택
목록 상자	여러 항목을 목록 형태로 표시	지역 목록
확인란	예/아니요 형태의 값을 선택	재직 여부
옵션 단추	여러 선택지 중 하나를 선택	결제 방식
탭 컨트롤	복잡한 폼을 여러 화면으로 분리	기본정보·주문정보 분리
첨부 파일 컨트롤	첨부 파일 필드의 파일을 표시·관리	사진과 문서 첨부

폼은 어떤 순서로 만들까?

• 만들기 탭에서 폼·폼 디자인·폼 마법사 중 작성 방식을 선택합니다.
• 데이터를 가져올 테이블 또는 쿼리를 레코드 원본으로 지정합니다.
• 표시하고 입력할 필드를 선택하여 폼에 배치합니다.
• 레이블·텍스트 상자·콤보 상자·명령 단추 등의 컨트롤을 추가합니다.
• 컨트롤 원본·이름·형식·기본값·이벤트 등의 속성을 설정합니다.
• 폼 보기에서 데이터를 확인하고 레이아웃 보기나 디자인 보기에서 수정합니다.
• 폼 이름을 지정하여 저장하고 실제 입력·수정 동작을 시험합니다.

보고서는 어떤 데이터베이스 개체일까?

보고서(Report)는 테이블이나 쿼리의 데이터를 인쇄·PDF 저장·배포하기 적합한 형식으로 정리한 출력용 개체입니다. 데이터 입력보다는 제목·정렬·그룹화·부분합·전체 합계·페이지 번호와 같은 출력 형식을 설계하는 데 초점이 있습니다.

보고서는 어떤 영역으로 구성될까?

보고서 영역	표시 시점	주요 내용
보고서 머리글	전체 보고서의 처음에 한 번	보고서 제목, 회사명, 작성일
페이지 머리글	각 페이지의 위쪽	열 제목, 반복 안내 문구
그룹 머리글	각 그룹이 시작될 때	지역명, 부서명, 분류명
본문	각 레코드마다 반복	실제 출력 데이터
그룹 바닥글	각 그룹의 끝	그룹별 부분합·평균·개수
페이지 바닥글	각 페이지의 아래쪽	페이지 번호, 인쇄 날짜
보고서 바닥글	전체 보고서의 마지막에 한 번	전체 합계와 최종 요약

보고서는 어떤 순서로 만들까?

• 출력할 데이터가 저장된 테이블 또는 쿼리를 선택합니다.
• 보고서·보고서 디자인·보고서 마법사 중 작성 방법을 선택합니다.
• 출력할 필드를 지정합니다.
• 필요한 그룹화 기준과 정렬 기준을 설정합니다.
• 합계·평균·개수 등 요약 계산을 추가합니다.
• 레이아웃·글꼴·색상·여백·페이지 방향을 설정합니다.
• 인쇄 미리보기에서 페이지 나눔과 출력 결과를 확인합니다.
• 보고서 이름을 지정하여 저장하고 인쇄하거나 PDF로 내보냅니다.

보고서에서 합계와 평균은 어떻게 계산할까?

그룹 바닥글이나 보고서 바닥글에 계산 컨트롤을 배치하면 그룹별 합계나 전체 합계를 표시할 수 있습니다.

계산식	기능
=Sum([매출액])	현재 범위의 매출액 합계
=Avg([매출액])	현재 범위의 매출액 평균
=Count([주문번호])	주문번호가 있는 레코드 개수
=Max([매출액])	가장 큰 매출액
=Min([매출액])	가장 작은 매출액

Access의 매크로는 무엇일까?

Access 매크로는 폼 열기, 창 닫기, 메시지 표시, 필터 적용처럼 미리 정의된 동작을 순서대로 배치하여 작업을 자동화하는 개체입니다. 명령 단추의 클릭 이벤트나 폼의 열기·닫기 이벤트에 매크로를 연결할 수 있습니다.

매크로 동작	기능
OpenForm	지정한 폼을 폼 보기·디자인 보기·인쇄 미리보기 등으로 열기
CloseWindow	지정한 개체의 문서 탭 또는 현재 문서 탭 닫기
MessageBox	사용자에게 안내·경고·오류 메시지 표시
ApplyFilter	폼이나 데이터에 지정한 필터 적용
RunMenuCommand	Access 메뉴 명령을 매크로에서 실행
GoToControl	폼의 지정한 컨트롤로 입력 초점 이동
StopMacro	현재 실행 중인 매크로 중지

매크로와 모듈은 어떻게 다를까?

구분	매크로	모듈
작성 방식	목록에서 동작을 선택·배치	VBA 코드를 직접 작성
난이도	비교적 간단	프로그래밍 지식 필요
적합한 작업	폼 열기, 메시지, 필터, 메뉴 동작	복잡한 조건, 반복문, 사용자 정의 함수
오류 처리	제공되는 매크로 오류 처리 동작 사용	VBA 오류 처리 구문 사용
재사용성	매크로나 하위 매크로 단위	프로시저·함수 단위로 높은 재사용 가능

간단한 VBA 모듈 예

Private Sub cmd고객폼열기_Click()
    DoCmd.OpenForm "고객폼"
End Sub

명령 단추를 클릭하면 DoCmd.OpenForm 명령으로 고객폼을 여는 예입니다. Access에서는 만들기 탭의 Visual Basic 명령을 이용해 VBA 편집기를 열고 모듈과 이벤트 프로시저를 작성할 수 있습니다.

Access 보안 설정에서 주의할 점은?

Access에서는 탐색 창을 숨기거나 특정 테이블·쿼리를 숨김 개체로 설정할 수 있습니다. 그러나 이러한 설정은 사용자가 화면에서 개체를 쉽게 보지 못하게 하는 인터페이스 설정일 뿐, 권한 없는 사용자의 데이터 접근을 근본적으로 차단하지는 않습니다.

시험에서 자주 혼동되는 개념

이번 장 핵심 요약

1. DBMS는 데이터의 저장·검색·수정·공유·보안·복구를 통합적으로 관리합니다.
2. Microsoft Access는 GUI 기반의 관계형 데스크톱 DBMS입니다.
3. Access의 주요 개체는 테이블·쿼리·폼·보고서·매크로·모듈입니다.
4. 테이블은 필드와 레코드로 구성되며 실제 데이터를 저장합니다.
5. 기본키는 레코드를 고유하게 식별하며 중복값과 Null 값을 허용하지 않습니다.
6. 입력 마스크·유효성 검사·기본값·필수 속성으로 데이터 입력을 제한할 수 있습니다.
7. 일대다 관계에서는 한 테이블의 레코드가 다른 테이블의 여러 레코드와 연결됩니다.
8. 다대다 관계는 연결 테이블을 이용해 두 개의 일대다 관계로 변환합니다.
9. 선택 쿼리는 데이터를 조회하고 실행 쿼리는 원본 데이터를 변경할 수 있습니다.
10. 매개변수 쿼리는 실행 시 조건을 입력받고 크로스탭 쿼리는 데이터를 행과 열로 요약합니다.
11. 폼은 데이터를 입력·수정·조회하기 위한 사용자 인터페이스입니다.
12. 연속 폼은 여러 레코드를 목록 형태로 표시하여 검색과 비교에 적합합니다.
13. 텍스트 상자는 필드값을 표시·입력하고 레이블은 고정된 설명을 표시합니다.
14. 보고서는 데이터의 정렬·그룹화·요약·인쇄와 PDF 출력에 적합합니다.
15. 보고서 본문에는 실제 레코드가 반복 출력되고 보고서 바닥글에는 전체 합계를 표시할 수 있습니다.
16. 매크로는 동작을 시각적으로 조합하고 모듈은 VBA 코드를 직접 작성합니다.
17. 개체 숨기기는 보안 기능이 아니며 암호화·접근 권한·백업이 별도로 필요합니다.

복습 문제

Microsoft에서 제공하는 데스크톱 관계형 DBMS는?

Microsoft Access입니다.

데이터베이스에서 실제 데이터를 저장하는 기본 개체는?

테이블입니다.

테이블의 열과 행을 각각 무엇이라고 할까?

열은 필드, 행은 레코드라고 합니다.

각 레코드를 고유하게 식별하는 필드는?

기본키입니다.

전화번호처럼 일정한 입력 형식을 강제하거나 안내하는 필드 속성은?

입력 마스크입니다.

새 레코드를 만들 때 자동으로 입력되는 초기값을 지정하는 속성은?

기본값 속성입니다.

고객 한 명과 여러 주문 사이의 관계는?

일대다 관계입니다.

다대다 관계는 일반적으로 어떻게 구현할까?

연결 테이블을 추가하여 두 개의 일대다 관계로 구현합니다.

조건에 맞는 데이터를 조회하는 쿼리는?

선택 쿼리입니다.

데이터를 추가·수정·삭제하거나 새 테이블을 만드는 쿼리는?

실행 쿼리입니다.

실행할 때 사용자에게 검색 조건을 입력받는 쿼리는?

매개변수 쿼리입니다.

행과 열을 기준으로 요약값을 표시하는 쿼리는?

크로스탭 쿼리입니다.

데이터를 입력·수정·조회하기 위한 화면 개체는?

폼입니다.

폼에서 필드값을 직접 표시하고 편집하는 기본 컨트롤은?

텍스트 상자입니다.

여러 레코드를 목록 형태로 반복 표시하는 폼은?

연속 폼입니다.

데이터를 정렬·그룹화하고 인쇄하거나 PDF로 출력하는 개체는?

보고서입니다.

실제 데이터가 레코드별로 반복 출력되는 보고서 영역은?

본문 영역입니다.

전체 보고서의 마지막에 전체 합계를 표시하기 적합한 영역은?

보고서 바닥글입니다.

폼 열기와 메시지 표시 등의 동작을 시각적으로 조합하는 개체는?

매크로입니다.

Access에서 VBA 코드를 직접 작성하는 공간은?

모듈입니다.

탐색 창에서 개체를 숨기면 데이터 보안이 확보될까?

아닙니다. 개체 숨기기는 인터페이스 정리 기능이므로 암호화와 파일 접근 권한 관리가 별도로 필요합니다.